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Pour une très petite entreprise (TPE), la gestion administrative peut rapidement devenir une charge pesante. Entre la gestion des devis, des factures, des courriers, des obligations réglementaires et la gestion quotidienne des documents, les dirigeants se retrouvent souvent débordés. Ils doivent choisir entre recruter un employé à temps plein ou opter pour un freelance ou un indépendant spécialisé dans l’administratif. Un freelance ou indépendant est un professionnel qui travaille à son compte, souvent en entreprise individuelle, et offre ses services à différentes entreprises, sans être lié par un contrat de travail traditionnel. Il est souvent spécialisé dans un domaine spécifique. Contrairement à un salarié, le freelance est rémunéré à la mission ou à l’heure et n’est pas soumis aux mêmes obligations légales qu’un employé. Pour les TPE, faire appel à un freelance présente de nombreux avantages, notamment en termes de flexibilité, de coûts et d’efficacité.

1. Absence de gestion RH Recruter un employé à temps plein signifie aussi devoir gérer tout ce qui est lié aux ressources humaines : congés payés, absences, fiches de paie, suivi des performances, etc. Avec un indépendant, ces contraintes disparaissent. La relation est purement commerciale : la TPE paie une prestation de service, sans avoir à gérer les contraintes légales liées à l’embauche. Cela allège considérablement la charge administrative liée à la gestion du personnel.
2. Réduction des risques Embaucher un salarié à temps plein est un engagement sur le long terme, ce qui peut représenter un risque pour une TPE, notamment en cas de baisse d’activité. Avec un freelance, ce risque est moindre, car la collaboration peut être ajustée ou interrompue en fonction des besoins. Cela offre une sécurité financière et une flexibilité que l’on ne retrouve pas avec un contrat de travail classique. Il en est de même en cas d’incompétence de l’employé ou d’incompatibilité d’humeur, il est bien plus simple de rompre un contrat commercial qu’un contrat de travail.
3. Flexibilité et adaptabilité Un autre grand atout de faire appel à un freelance ou un indépendant est la flexibilité. Contrairement à un employé à temps plein, un indépendant peut être engagé pour des missions spécifiques, à la demande, et sur une durée ajustable selon les besoins. Si une TPE a besoin d’un soutien administratif pendant une période de pic d’activité, mais pas en permanence, elle peut simplement ajuster les heures ou le volume de travail demandé. Cette adaptabilité permet de gagner en agilité tout en répondant aux besoins ponctuels sans s’engager dans un contrat de travail contraignant.
4. Expertise et performance immédiate En faisant appel à un indépendant, la TPE bénéficie immédiatement de ses compétences spécifiques et de son expertise. Il n’y a pas besoin de passer du temps à former un salarié sur les outils ou les procédures. Les freelances sont souvent des experts dans leur domaine, et notamment dans la gestion administrative. Leur expérience avec plusieurs clients leur permet d’être rapidement opérationnels et d’apporter des solutions efficaces. Cette expertise immédiate garantit des résultats rapides et professionnels, permettant à la TPE de se concentrer sur son cœur de métier. A cela, s’ajoute le besoin de satisfaire son client afin de soigner son image contrairement à un salarié qui peut se reposer sur ses acquise une fois la période d’essai terminée.
5. Économie sur les coûts Embaucher un salarié à temps plein représente un coût important, surtout pour une petite structure. Les charges sociales, les avantages sociaux (mutuelle, tickets restaurant, congés payés, etc.), ainsi que les coûts liés au recrutement et à la formation alourdissent significativement la facture. En comparaison, un freelance ou un indépendant facture généralement à l’heure ou à la mission. Cela permet au dirigeant de TPE de ne payer que pour les heures réellement travaillées ou pour un projet bien défini. Ainsi, la gestion du budget est beaucoup plus prévisible et maîtrisée, avec des économies souvent substantielles à la clé.

Pour une TPE, recruter un indépendant dans l’administratif présente de nombreux avantages : flexibilité, économies, expertise immédiate, et absence de gestion RH. C’est une solution idéale pour les dirigeants qui veulent optimiser leur gestion sans les contraintes liées à l’embauche.

Le rôle d’une office manager indépendante

L’office manager indépendante est le choix idéal pour une TPE qui a besoin de polyvalence et d’un soutien sur plusieurs plans administratifs. Ce profil va au-delà des tâches classiques d’une secrétaire et peut inclure :

• La pré-comptabilité : Elaboration des devis et factures, relance clients, transmission des pièces du bilan au comptable mais également gestion des litiges financiers, suivi des budgets, reporting financiers et mise en œuvre de procédures pour automatisuer la gestion administrative.
• Le suivi des dossiers RH : Elle peut gérer les dossiers du personnel, les contrats de travail, les déclarations d’embauche, ainsi que le suivi des collaborateurs tout en s’assurant de l’aspect réglementaire (RUP, DUER,etc.)
• Le marketing : Elaboration d’une stratégie de communication, animation d’une communauté sur les réseaux sociaux, création d’un site internet, organisation d’événements, etc.
• La gestion de projets : Dans certaines situations, elle peut être amenée à soutenir la direction dans la gestion de projets internes (mise en place de nouveaux outils, amélioration des processus internes pour augmenter la productivité, conformité réglementaire, etc.).

Choisir une office manager indépendante pour votre TPE peut être très avantageux si vous cherchez une personne polyvalente capable de prendre en charge plusieurs aspects administratifs et de les développer :

• Polyvalence : Contrairement à la secrétaire, l’office manager est capable de jongler entre plusieurs fonctions et départements, allégeant ainsi la charge de travail des dirigeants.
• Réduction des coûts de gestion : En optant pour un contrat avec une office manager indépendante, vous bénéficiez d’une expertise multi-domaines sans avoir à recruter plusieurs personnes.
• Optimisation du fonctionnement interne : En déléguant la gestion de l’ensemble des processus administratifs et logistiques, vous pouvez vous concentrer pleinement sur le développement de votre activité.

En Charente, et particulièrement à Angoulême, les office managers indépendantes sont très appréciées des entreprises en croissance qui ont besoin d’une personne capable de gérer efficacement plusieurs aspects de leur organisation sans avoir à embaucher un cadre à plein temps. Contrairement à une secrétaire, qui s’occupe principalement de l’exécution de tâches administratives spécifiques, l’office manager est plus impliquée dans la gestion stratégique et opérationnelle de l’entreprise bien qu’elle puisse être recrutée sur une mission spécifique à son champ de compétence.

En conclusion, bien que les rôles de secrétaire freelance et d’office manager indépendante se chevauchent sur certains aspects, ils répondent à des besoins différents en fonction des objectifs de l’entreprise.