Pourquoi investir dans l'ORGANISATION ?
Ne perdez plus de temps à chercher vos papiers.
L'intérêt principal d'avoir une réelle gestion documentaire avec vos documents triés et rangés est de pouvoir retrouver vos documents rapidement. Vous cherchez votre avis d'échéancier de vos assurances pour comparer ? La facture pour contacter le SAV ? La notice d'un appareil ? Le contrat d'un de vos prestataires ? Avec des documents classés et rangés par thème et par date puis un réel archivage pour les documents plus anciens, il sera plus facile de retrouver chaque document et cela se fera en seulement quelques secondes.
Sauvegardez vos données !
Le classement se réalise également sous format informatique. Avoir plus de 3000 fichiers dans la rubrique "téléchargements", 100 documents avec le nom "Scan...", 10 dossiers commençant par "Nouveau dossier ..." n'est pas une manière de travailler efficacement. On recherche nos documents dans nos mails, qui ne sont évidemment pas triés jusqu'à ce que la boîte mail soit pleine, puis on s'aperçoit que l'on a déjà téléchargé ce même document 5 fois. Et un jour, c'est le drame, l'ordinateur tombe, prend l'eau, est volé. Bref... On perd toutes nos données. Avoir un rangement informatique et sauvegarder nos données régulièrement, permet d'éviter un nombre de désagréments importants.
Eviter la perte / vol de vos données.
Que ce soit sous format numérique ou papier, laisser traîner ses documents fait prendre des risques considérables à la société. Vous pouvez perdre vos documents, ou ils peuvent être volés. Ils peuvent également être jetés à la poubelle (ou effacés sur ordinateur) par mégarde. Le classement des documents permet de les hiérarchiser par niveau de confidentialité. Je vous rappelle que vous êtres soumis à la loi RGPD où l'ensemble des données personnelles (clients, fournisseurs, employés) doit être protégé.
Le mindset d'avoir des affaires rangées
Quoi de plus satisfaisant que d'avoir un bureau rangé avec des armoires composées de classeurs ou de chemises étiquetées. Il en est de même pour le système informatique qui doit avoir de vraies règles de rangement. L'organisation peut aussi être poussée plus loin en organisant un système documentaire avec des procédures documentant les grandes lignes de gestion de la société ou à l'inverse un processus très précis pour éviter la perte de compétence, formaliser les consignes ou pour aider à l'intégration de nouveaux arrivants.
Avez-vous des questions ?
Si vous souhaitez améliorer votre gestion des données personnelles et notamment de vos mots de passe afin de limiter le hacking, alors nous pouvons utiliser un système de gestion. Je vous garantis la confidentialité de tous nos échanges. Vous aurez également la possibilité de modifier facilement tous vos mots de passe après notre collaboration.
C’est au choix. Je peux vous les fournir mais en tant qu’auto-entrepreneur, je serai obligée de vous les refacturer en y ajoutant la TVA (la TVA n’étant pas applicable à la micro entreprise) et y ajouter également mes charges d’URSSAF. Le prix sera alors de +40% au prix HT, je vous conseillerai donc d’acheter directement les fournitures.